لاحظنا أنك تحجب الإعلانات

واصل دعمك للصحافة اللائقة بتعطيل أدوات حجب الإعلانات

في حال وجود استفسار عن سبب ظهور هذه الرسالة ، اتصل بنا

حجم الخط

- Aa +

Sun 4 Oct 2015 08:23 AM

حجم الخط

- Aa +

التخطيط السليم لفعالية ناجحة

قد يبدو تنظيم المؤتمرات والفعاليات أمراً صعباً، ولكنّ التخطيط السليم والتنظيم المبتكر يضمنان نجاحها. وثمّة أنواع وأحجام لا تُحصى من الاجتماعات والندوات والمعارض والمؤتمرات وحفلات العشاء والحفلات الموسيقية وافتتاح المشروعات وجمع التبرعات والعديد من المناسبات الأخرى التي يتميّز كلّ منها بتفاصيل فريدة تجذبك للحضور.

التخطيط السليم لفعالية ناجحة

قد يبدو تنظيم المؤتمرات والفعاليات أمراً صعباً، ولكنّ التخطيط السليم والتنظيم المبتكر يضمنان نجاحها. وثمّة أنواع وأحجام لا تُحصى من الاجتماعات والندوات والمعارض والمؤتمرات وحفلات العشاء والحفلات الموسيقية وافتتاح المشروعات وجمع التبرعات والعديد من المناسبات الأخرى التي يتميّز كلّ منها بتفاصيل فريدة تجذبك للحضور.
إذاً من أين يجب أن تبدأ؟  يُعتبر المفتاح لتنظيم أي حدث ناجح، صغيراً أم كبيراً، تحديد هدف واضح لما تريد إنجازه، ولهذا عليك أن تتعمق أولاً في صلب الموضوع، ومن ثم تقوم بتحديد سبب إجراء هذا الحدث والغرض منه، وعندما تتضّح الأمور بالنسبة لك، يُمكنك البدء في وضع خططك.

وتختلف المتطلبات والمهام الخاصة بحسب طبيعة الحدث، ولكن حتى المدير الذي لديه خبرة في تنظيم الفعاليات يوافق على أنّ اختيار المكان وإدارة التسجيل هما من أصعب المهام التي تتطلّب تخطيطاً دقيقاً في مراحل التنظيم المبكرة.

وعلى الأرجح، قد تكون قرأت مئات الكتب والمراجع حول اختيار المكان المناسب واستكمال إجراءات التسجيل لعقد الاجتماعات والمؤتمرات. ولذلك سنغضّ النظر عن الأشياء غير الضرورية ونتمسّك بالأمور الأساسية فقط لتقديم هذا الدليل الذي سيُساعدك على التخطيط للحدث بالشكل الأمثل.

المكان
يُعتبر اختيار المكان المثالي أمراً بالغ الأهمية لوضع الإطار الخاص بالمؤتمر أو الاجتماع أو الحدث وضمان نجاحه، ومن الأفضل أن نأخذ في عين الاعتبار أنّ مساحة المكان يجب أن تكون كافية لتفي بالغرض الذي نُظّم الحدث من أجله.

لا بديل للراحة
يُحافظ الانطباع الجيد للضيوف والحضور على السمعة الإيجابية لشركتك، ويُعتبر ضمان ملاءمة المكان لأهداف رسالة الحدث والعلامة التجارية بنفس القدر من الأهمية. ورغم أنّ التكلفة هي إحدى العناصر التي تُؤخذ في عين الاعتبار، فهي لا تستحق ببساطة أن تُجازف باختيارك لمكان غير مُجرّب مسبقاً أو أقلّ تكلفة لمحاولة توفير بعض التكاليف. ويجب ضمان راحة ورفاهية المُشاركين سواء كنت ستُوفّر لهم الإقامة أم لا.
الموقع هو الأساس
يختلف الموقع الممتاز باختلاف الأحداث، ولكن هناك بعض الأمور الهامة التي يجب التفكير فيها ضمن أشياء أخرى مثل: كيفية الوصول إليه، إما بوسائل النقل الخاصة أو النقل الجماعي؛ وتوافر موقف للسيارات؛ والمرافق ومعالم الجذب المحلية؛ والبيئة السليمة والآمنة. وتتميّز الفنادق ومراكز المؤتمرات والمنتجعات بنقاط ضعف وقوة يجب أن تأخذها في الاعتبار قبل الحجز للحدث الذي تُريد تنظيمه.

المرافق
هل يحتوي المكان الذي اخترته على وسائل راحة ملائمة تفي بغرض الحدث؟ إذا فهمت احتياجات عملائك، سوف تجعل هذا الحدث يُحقّق نجاحاً باهراً أكثر مما تتوقعه بكثير.
ويساعد الضوء الطبيعي على إبقاء المشاركين في المؤتمر في حالة يقظة وانتباه؛ أمّا توفير مساحة كافية لجلوس الضيوف/ الوفود وعرض العلامات التجارية والمنتجات وسهولة الوصول إلى غرف الجلسات الفرعية، فهي من الأمور الأساسية. هل هناك غرفة للجهة المنظّمة؟ هل الغرفة عازلة للصوت؟ هل يمكن لذوي الاحتياجات الخاصة الدخول إليها؟ هل هناك غرف ومرافق للولائم من أجل حفلات العشاء وحفلات التكريم وتقديم الجوائز؟ هل تدعم الأجهزة السمعية والبصرية أهداف الخطاب، وهل ستوصل التأثير عالي الجودة المطلوب لجذب انتباه المشاركين/ الضيوف وإشراكهم بالكامل؟

أهمية البحث
يجب التأكّد من أهمية المكان من خلال مُعاينته، من قبل اللجنة الفنية ومجموعات العمل الرئيسية الأخرى إذا كان ذلك ممكناً. ولن يسمح لك ذلك بفحص متطلبات الحدث بناءً على بيانات دقيقة فحسب، ولكن الأهم من ذلك أنّه سيُمكّنك من تحديد المشاكل المحتملة حتى قبل حدوثها بشكل مفاجئ.
ومن الأفضل أيضاً أن تتحدث شخصياً مع إدارة المكان حتى تكون واضحاً بشأن الشروط والسياسات وعملية الإلغاء وأية تفاصيل أخرى. ومن المهم أيضاً أن تتأكّد من حصولك كل ما ترغب فيه قبل توقيع العقد لتضمن تحقيق توقعاتك مقدماً وتتجنّب خيبة الأمل الناجمة عن السياسات بعد توقيع العقد.
التسجيل للحدث
تُمثل عملية تسجيل المشاركين والوفود تحدياً كبيراً في كثير من الفعاليات إن لم يكن كلّها. فتبدو العديد من الأمور سهلة مقارنةً بها.
ولا بدّ أنّك تعلم كل المسائل المتعبة المنتشرة بشكل خاص في الشرق الأوسط وهي: اضطرار الجهات المنظّمة إلى إضاعة الوقت في المراسلات اليدوية وجمع البيانات ومتابعتها؛ ومتابعة الرسائل الإلكترونية الكثيرة الخاصة بالدعوات والبيانات؛ والساعات الطويلة التي تُقضى في تجميع البيانات وتحليلها؛ ولا ننسى المكالمات الهاتفية التي لا تتوقّف. وتُؤثّر كل تلك المسائل على الأداء الوظيفي مما يعطل المهام الأكثر أهمية.

ويحتاج الحدث أو الاجتماع أو المؤتمر النموذجي إلى عدد هائل من الأعمال الورقية – كنماذج التأشيرات والنسخ من جوازات السفر ونماذج إقرار بطاقات الائتمان– لذلك أصبحت برامج التسجيل للحدث أمراً لا مفر منه خاصةً في عصرنا الرقمي.
وتتوفّر خيارات عديدة لحلول التسجيل عبر الانترنت كالحلول الأساسية والمتطوّرة والحلول مُتعدّدة الوظائف. يجب عليك فقط أن تُحدّد أولوياتك كي تختار الحل الأنسب لك.

هل البرنامج سهل الاستخدام سواء للمسجّل أو منظم الحدث؟ هل يمكن تخصيص النماذج وفقاً للموضوعات المختصة؟ هل يمكن وسم البرنامج وشاشات واجهة المستخدم بالشعار الخاص بالحدث؟ هل الحل متكامل ويُقدّم إدارة بيانات سلسة؟ هل يُوفّر عملية دفع سهلة؟ هل يُعطي إحصائيات وتقارير عند طلبها؟ إلى أي مدى يمكن الاعتماد على فريق الدعم الخاص به؟
ويمكن لهذه الأسئلة أن تعطيك صورة عن مدى جودة الخدمة التي يُقدّمها برنامج التسجيل، ومع ذلك، من الأفضل أن تقوم باختبار النظام لتفهم كيف يعمل ومدى دقّته في تنفيذ المهمة.
هناك العديد من الخيارات لتسجيل الحدث على شبكة الإنترنت، ولكن المهمّ أن تختار الأداة الصحيحة التي تُمكّنك من تجرب عمليات تسجيل مريحة وفعالة وذات كفاءة عالية.

بقلم: دين أشرف، * الرئيس التنفيذي لشركة «برينز آت وورك» (brains at work) المتخصصة في مجال الاستشارات التسويقية وتنظيم الفعاليات.